一、应收账款控制的两个重要指标为:信用额度、信用期。其中信用额度依据客户综合情况滚动制订(参见信用额度滚动制订实行办法),信用期统一规定:商业最高为三个月,直销医院最高为四个月。应收账款采用权责发生制核算。
二、分项管理制度:
1、客户开户管理:
1-1、对于新增客户,由销售代表填写“开户、授信申请表”并附上经过年检的营业执照(医院为医疗机构许可证)、药品经营许可证、税务登记证,经各级业务经理审核后交会计部,会计部就所提供的证照予以复审,合格后予以开户,相关信息录入档案。
1-2、新增客户原则上不授予信用额度,但业务部门认为该客户资信条件良好,可以赊销的,应在申请表上填写信用额度,经合格的法人或自然人担保,销售经理、销售副总裁、财务总监核决后方可授予信用额度。
2、客户档案管理:
2-1、所有客户均应提供客户档案,包括:客户全称、简称、公司地址、发货地址、电话、传真、开户行、税号、账号、法人。
2-2、客户更名时,须提供新旧公司同时盖公章的更名通知、新名称营业执照、药品经营许可证、税务登记证、股东构成,并出具由新公司承担原公司债务的申明。
2-3、客户更改其它档案时,必须提供书面通知。
2-4、客户的营业执照(或医疗机构许可证)、药品经营许可证、纳税登记证每年更新存档一次,时间要求与客户的年协议同步。
2-5、有关客户的所有档案信息、客户函证、对账调节表、其他档案,全部由应收账款会计及时录入微机,档案文本整理完毕统一装订保管。
3、应收账款信用额度管理:
3-1、公司信用额度依据客户发货、回款、外欠、地域情况等采用一定的计算公式,按季度滚动核定,年度则对所有客户予以全面修订。
3-2、对追加信用额度的申请,由销售代表填写“开户、授信申请表”,并经各级经理、销售副总核准后交会计部,会计部将结合该客户的历史资料和核定额度予以对照,对超出核定信用额度的客户报财务总监核准。
3-3临时超信用额度或信用期限的发货,销售代表写签呈,经商业经理提呈,销售副总核准,财务总监签字后方可发货。
4、销售合同管理:
4-1、销售合同由销售代表整本领用,一次最多2本,交旧领新,领用者对合同的使用负全责,缴销合同必须整本交回,作废合同需联次齐全,遗失合同需上级商业经理签字确认。交回的合同必须为原件(红章)。
4-2、所有发货合同必须有供销双方盖章签字,合同内容必须填写齐全、清晰,不得涂改,销售人员不得替代客户签字、盖章,否则,合同一律退回。
4-3、销售代表发生变动时,其已领用合同要办理移交手续或退回,否则,给公司造成的经济损失由其直接主管经理负全责,并对责任人予以处罚。
4-4、对发货、开票或有其他特殊要求的,由业务人员在合同空白处醒目加注,否则视同一般原则处理。
4-5、合同存根交至会计部后,与计算机中已发货合同核对,对合同存根件与传真件不符并给公司造成损失的由销售代表负责。检查后分办事处或分省装订存档备查。
5、销售发票管理:
5-1、依据合同开具发票,发货后其发票联、抵扣联直接交给相关业务单位;有特殊要求寄往其他地址的需销售代表提出书面申请并保证发票安全。
5-2、 销售代表将发票交与客户时要签收。
6、应收账款账务管理:
6-1、涉及应收账款的发票、到款、冲账费用要求当日入账。发货、到款日报表、应收账款账龄表等统计报表,每月二十号以前,每三天向相关人员发送一次(每月二十日后每天发送一次)。
6-2、每月三号之前,会计部将应收账款账龄分析表、预警分析表送交业务经理以供参考。并要求销售代表每月对自己经管的应收账款签字确认,对异常情况和已发现的入账错误应及时反馈给应收账款会计。
6-3、凡账龄超过半年以上的欠款,由归管销售代表负担其相应利息(按贷款利率)的百分之八十,另外百分之二十上级经理、销售经理平均负担
7、收货回执管理:
7-1、从异地库发货的合同必须要有调拨单、客户回执。
7-2、从客户处直接调货给其他客户的必须有调入客户的收条。
7-3、 从公司直接发货并由公司汽运送货的由储运部门负责收全回执,会计部签收整理保管。
7-4、所有客户回执必须反映品种、数量并加盖对方公章或业务章或仓储章,收货人签字并注明日期。
7-5、其他方式发货给客户的,以运输邮寄部门的运单为回执,由储运部门保管存档。
8、应收账款函证管理:
8-1、为了明确公司债权,会计部以每年6月末、12月末应收账款余额为基准,分两次向客户函证。函证要求在发函基准日60天内回函,函证要求客户盖财务专用章,如往来账在业务部门核算的可由业务部门盖章,但必须注明欠款构成。函证在规定时间不能传回会计部或印章不合格的将停止发货(货款在此期间已结清的除外)。
8-2、医院的应收账款,一季度发函证一次,予以债权确认,若不能在次季度30日内盖财务专用章或院公章确认的停止供货。
8-3、 会计部在函证截至10日内依据回函情况整理汇总,上报财务总监,并以此确定需对账的客户。
9、 退货管理:
9-1、 客户提出退货时,销售代表必须提出书面退货申请,经销售经理批准后方可退货。退货账务处理流程见附表。
9-2、 客户退货一律由仓储总库办理验收入库,并按退货管理流程转移原始凭整。
9-3、 公司发至客户,客户未入库便直接退回的产品,应由储运部门接收,联系销售代表后进行相应处理。
9-4、 退货入库后,会计部依据退货申请、内部退货转账凭证等处理账务,需要换货的由营销综合办负责按规定办理,业务员在事先未经任何领导书面同意,私自以任何方式换货,处于额度的罚款,造成损失的全额赔偿。
9-5、 客户退货,经管销售人员要索取当地税务局出具的退税证明,并按税后退货总额的20%处罚。若在退货30天内不能取得退税证明,税款全部由经管人员负担,半年内取回退税证明,销售人员签呈,销售经理核准后,财务部门将所扣税额返还。
9-6、 凡属非质量原因退货的,按无税退货额的百分二十处罚,其中责任人负担罚款的百分之八十,主管经理、销售经理平均负担罚款的百分之二十。
10、 调货管理:
因故需从客户处调出公司产品的,必须事先写签呈报主管经理审批,在调出货物的同时,向客户索取原票或返销发票或经财务盖章确认的无税扣款证明,不能取得上述资料时,调出货物的税款由经管人员负担。调出货物直接销售给另一客户时,经管业务员必须提供该客户收货回执和合同及时开票。未经主管经理审批而私自做主调货,调货人员负全责,
11、 应收账款对账管理:
11-1、销售人员对各自经管客户的应收账款负全责。负责与客户日常对账是经管销售人员的责任,对账的流程和方法可参照“对账流程及简要方法”。出现差错及时反馈会计部。
11-2、会计部将依据半年一次的函证结合对方余额、盖章情况、回款迹象、历史情况、销售代表的反馈等综合情况确定需对账的客户。
11-3、 销售人员发生变动时,必须在主管经理的监交下,逐户确认应收账款,办理接交手续。如果不履行接交手续,随意接受应收账款,所发生的一切损失(包括协助对账差旅费)由接管人员和主管经理负责(各负担50%)。
11-4、 上级经理对所管辖的销售人员的账目有质疑,需会计部派人抽查对账的,可书面申请,会计部视情况安排对账。
11-5、 会计部前往客户处对账的,销售人员必须陪同,对账结果需填写“对账调节表”,对账双方加盖财务专用章,如对方账务全部在业务核算,可盖业务章或公章,但必须加以备注原因,陪同的销售人员、对账会计签字,事后要上级经理、销售经理签字确认。
11-6、 经对账需要经管销售人员提供调整凭证的,必须在30天内交会计部,否则,先扣责任人款项进行平账,再根据所提供资料调整。已对过账的会计期间的账务不再重复对账。
12、 销售折扣管理:
12-1、 依据与客户的年度销售协议,会计部将及时计算出销售折扣,并在销售发票中扣除或季度后返还(可汇票、电汇、现金等须有客户收条)。
12-2、 每季度给客户反馈应享受销售折扣、已票面扣减折扣、未在票面扣减的折扣等相关信息。
12-3、折扣的其他处理方法必须报销售副总、财务总监批准。
13、 到款及其他费用:
13-1、销售人员自客户处取得汇票后,应在十日之内邮回公司会计部,否则由销售人员负担超期部分的利息(按银行同期逾期贷款利率)。
13-2、销售人员应及时掌握客户破损及账务处理情况,并向对方索要破损证明,破损证明应为对方仓储的退出单或红字入库单或拒付单,载明品种、数量、金额,并加盖财务专用章。破损核销以一批发货为单位,不允许累计计算。
13-3、一次性破损金额(售价)达一千元以上的需退回公司处理。破损货物退回公司的可以退货单代替破损证明作破损冲账处理。
14、清欠与诉讼
14-1、 销售代表对自己管辖之内的客户欠款,认为以自己的能力已很难清回货款的,可书面申请(附件10)并经销售经理、销售副总同意交给专职的清欠人员清欠。
14-2、专职清欠仍无结果的情况下,应由清欠专员会同原销售人员和上级经理共同提出诉讼解决的请求(附件10),由销售副总视具体情况决定是否诉讼解决。
14-3、经清欠无结果,造成呆坏账损失,由责任人负担呆坏账金额的百分之二十。
15、 权限
以上业务处理的其他核决权限均参照每年公司的核决权限表。
16、 本制度由公司会计部、销售部负责解释。
二、分项管理制度:
1、客户开户管理:
1-1、对于新增客户,由销售代表填写“开户、授信申请表”并附上经过年检的营业执照(医院为医疗机构许可证)、药品经营许可证、税务登记证,经各级业务经理审核后交会计部,会计部就所提供的证照予以复审,合格后予以开户,相关信息录入档案。
1-2、新增客户原则上不授予信用额度,但业务部门认为该客户资信条件良好,可以赊销的,应在申请表上填写信用额度,经合格的法人或自然人担保,销售经理、销售副总裁、财务总监核决后方可授予信用额度。
2、客户档案管理:
2-1、所有客户均应提供客户档案,包括:客户全称、简称、公司地址、发货地址、电话、传真、开户行、税号、账号、法人。
2-2、客户更名时,须提供新旧公司同时盖公章的更名通知、新名称营业执照、药品经营许可证、税务登记证、股东构成,并出具由新公司承担原公司债务的申明。
2-3、客户更改其它档案时,必须提供书面通知。
2-4、客户的营业执照(或医疗机构许可证)、药品经营许可证、纳税登记证每年更新存档一次,时间要求与客户的年协议同步。
2-5、有关客户的所有档案信息、客户函证、对账调节表、其他档案,全部由应收账款会计及时录入微机,档案文本整理完毕统一装订保管。
3、应收账款信用额度管理:
3-1、公司信用额度依据客户发货、回款、外欠、地域情况等采用一定的计算公式,按季度滚动核定,年度则对所有客户予以全面修订。
3-2、对追加信用额度的申请,由销售代表填写“开户、授信申请表”,并经各级经理、销售副总核准后交会计部,会计部将结合该客户的历史资料和核定额度予以对照,对超出核定信用额度的客户报财务总监核准。
3-3临时超信用额度或信用期限的发货,销售代表写签呈,经商业经理提呈,销售副总核准,财务总监签字后方可发货。
4、销售合同管理:
4-1、销售合同由销售代表整本领用,一次最多2本,交旧领新,领用者对合同的使用负全责,缴销合同必须整本交回,作废合同需联次齐全,遗失合同需上级商业经理签字确认。交回的合同必须为原件(红章)。
4-2、所有发货合同必须有供销双方盖章签字,合同内容必须填写齐全、清晰,不得涂改,销售人员不得替代客户签字、盖章,否则,合同一律退回。
4-3、销售代表发生变动时,其已领用合同要办理移交手续或退回,否则,给公司造成的经济损失由其直接主管经理负全责,并对责任人予以处罚。
4-4、对发货、开票或有其他特殊要求的,由业务人员在合同空白处醒目加注,否则视同一般原则处理。
4-5、合同存根交至会计部后,与计算机中已发货合同核对,对合同存根件与传真件不符并给公司造成损失的由销售代表负责。检查后分办事处或分省装订存档备查。
5、销售发票管理:
5-1、依据合同开具发票,发货后其发票联、抵扣联直接交给相关业务单位;有特殊要求寄往其他地址的需销售代表提出书面申请并保证发票安全。
5-2、 销售代表将发票交与客户时要签收。
6、应收账款账务管理:
6-1、涉及应收账款的发票、到款、冲账费用要求当日入账。发货、到款日报表、应收账款账龄表等统计报表,每月二十号以前,每三天向相关人员发送一次(每月二十日后每天发送一次)。
6-2、每月三号之前,会计部将应收账款账龄分析表、预警分析表送交业务经理以供参考。并要求销售代表每月对自己经管的应收账款签字确认,对异常情况和已发现的入账错误应及时反馈给应收账款会计。
6-3、凡账龄超过半年以上的欠款,由归管销售代表负担其相应利息(按贷款利率)的百分之八十,另外百分之二十上级经理、销售经理平均负担
7、收货回执管理:
7-1、从异地库发货的合同必须要有调拨单、客户回执。
7-2、从客户处直接调货给其他客户的必须有调入客户的收条。
7-3、 从公司直接发货并由公司汽运送货的由储运部门负责收全回执,会计部签收整理保管。
7-4、所有客户回执必须反映品种、数量并加盖对方公章或业务章或仓储章,收货人签字并注明日期。
7-5、其他方式发货给客户的,以运输邮寄部门的运单为回执,由储运部门保管存档。
8、应收账款函证管理:
8-1、为了明确公司债权,会计部以每年6月末、12月末应收账款余额为基准,分两次向客户函证。函证要求在发函基准日60天内回函,函证要求客户盖财务专用章,如往来账在业务部门核算的可由业务部门盖章,但必须注明欠款构成。函证在规定时间不能传回会计部或印章不合格的将停止发货(货款在此期间已结清的除外)。
8-2、医院的应收账款,一季度发函证一次,予以债权确认,若不能在次季度30日内盖财务专用章或院公章确认的停止供货。
8-3、 会计部在函证截至10日内依据回函情况整理汇总,上报财务总监,并以此确定需对账的客户。
9、 退货管理:
9-1、 客户提出退货时,销售代表必须提出书面退货申请,经销售经理批准后方可退货。退货账务处理流程见附表。
9-2、 客户退货一律由仓储总库办理验收入库,并按退货管理流程转移原始凭整。
9-3、 公司发至客户,客户未入库便直接退回的产品,应由储运部门接收,联系销售代表后进行相应处理。
9-4、 退货入库后,会计部依据退货申请、内部退货转账凭证等处理账务,需要换货的由营销综合办负责按规定办理,业务员在事先未经任何领导书面同意,私自以任何方式换货,处于额度的罚款,造成损失的全额赔偿。
9-5、 客户退货,经管销售人员要索取当地税务局出具的退税证明,并按税后退货总额的20%处罚。若在退货30天内不能取得退税证明,税款全部由经管人员负担,半年内取回退税证明,销售人员签呈,销售经理核准后,财务部门将所扣税额返还。
9-6、 凡属非质量原因退货的,按无税退货额的百分二十处罚,其中责任人负担罚款的百分之八十,主管经理、销售经理平均负担罚款的百分之二十。
10、 调货管理:
因故需从客户处调出公司产品的,必须事先写签呈报主管经理审批,在调出货物的同时,向客户索取原票或返销发票或经财务盖章确认的无税扣款证明,不能取得上述资料时,调出货物的税款由经管人员负担。调出货物直接销售给另一客户时,经管业务员必须提供该客户收货回执和合同及时开票。未经主管经理审批而私自做主调货,调货人员负全责,
11、 应收账款对账管理:
11-1、销售人员对各自经管客户的应收账款负全责。负责与客户日常对账是经管销售人员的责任,对账的流程和方法可参照“对账流程及简要方法”。出现差错及时反馈会计部。
11-2、会计部将依据半年一次的函证结合对方余额、盖章情况、回款迹象、历史情况、销售代表的反馈等综合情况确定需对账的客户。
11-3、 销售人员发生变动时,必须在主管经理的监交下,逐户确认应收账款,办理接交手续。如果不履行接交手续,随意接受应收账款,所发生的一切损失(包括协助对账差旅费)由接管人员和主管经理负责(各负担50%)。
11-4、 上级经理对所管辖的销售人员的账目有质疑,需会计部派人抽查对账的,可书面申请,会计部视情况安排对账。
11-5、 会计部前往客户处对账的,销售人员必须陪同,对账结果需填写“对账调节表”,对账双方加盖财务专用章,如对方账务全部在业务核算,可盖业务章或公章,但必须加以备注原因,陪同的销售人员、对账会计签字,事后要上级经理、销售经理签字确认。
11-6、 经对账需要经管销售人员提供调整凭证的,必须在30天内交会计部,否则,先扣责任人款项进行平账,再根据所提供资料调整。已对过账的会计期间的账务不再重复对账。
12、 销售折扣管理:
12-1、 依据与客户的年度销售协议,会计部将及时计算出销售折扣,并在销售发票中扣除或季度后返还(可汇票、电汇、现金等须有客户收条)。
12-2、 每季度给客户反馈应享受销售折扣、已票面扣减折扣、未在票面扣减的折扣等相关信息。
12-3、折扣的其他处理方法必须报销售副总、财务总监批准。
13、 到款及其他费用:
13-1、销售人员自客户处取得汇票后,应在十日之内邮回公司会计部,否则由销售人员负担超期部分的利息(按银行同期逾期贷款利率)。
13-2、销售人员应及时掌握客户破损及账务处理情况,并向对方索要破损证明,破损证明应为对方仓储的退出单或红字入库单或拒付单,载明品种、数量、金额,并加盖财务专用章。破损核销以一批发货为单位,不允许累计计算。
13-3、一次性破损金额(售价)达一千元以上的需退回公司处理。破损货物退回公司的可以退货单代替破损证明作破损冲账处理。
14、清欠与诉讼
14-1、 销售代表对自己管辖之内的客户欠款,认为以自己的能力已很难清回货款的,可书面申请(附件10)并经销售经理、销售副总同意交给专职的清欠人员清欠。
14-2、专职清欠仍无结果的情况下,应由清欠专员会同原销售人员和上级经理共同提出诉讼解决的请求(附件10),由销售副总视具体情况决定是否诉讼解决。
14-3、经清欠无结果,造成呆坏账损失,由责任人负担呆坏账金额的百分之二十。
15、 权限
以上业务处理的其他核决权限均参照每年公司的核决权限表。
16、 本制度由公司会计部、销售部负责解释。
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